Email dan ponsel pintar bisa membuat stres. Para akademisi menyebut ini koneksi kerja yang konstan "Technostress". Akibatnya, banyak negara Eropa sekarang menawarkan karyawan itu “Hak untuk memutuskan koneksi”.
Cara email digunakan sangat kompleks, tidak bisa hanya dilabeli sebagai "baik" atau "buruk" dan penelitian menunjukkan itu kepribadian, jenis pekerjaan yang dilakukan orang dan tujuan mereka dapat memengaruhi cara mereka bereaksi terhadap email.
Praktik yang baik dengan penggunaan email bukan hanya tentang membatasi jumlah email yang dikirim, tetapi meningkatkan kualitas komunikasi.
Berikut adalah sepuluh tips untuk mengurangi stres email di tempat kerja:
1. Dapatkan baris subjek dengan benar
Gunakan baris subjek yang jelas dan dapat ditindaklanjuti.
Baris subjek harus mengomunikasikan secara tepat tentang email dalam enam hingga sepuluh kata, untuk memungkinkan penerima memprioritaskan email tanpa membukanya. Pada perangkat seluler, banyak orang hanya melihat karakter 30 pertama dari baris subjek. Jadi, singkat saja. Tetapi buatlah cukup deskriptif untuk memberikan gambaran tentang apa email itu hanya dari baris subjek.
2. Tanyakan pada diri Anda: apakah email media yang tepat?
Apakah Anda di kantor yang sama? Bisakah kamu pergi dan berbicara dengan orang itu? Bisakah kamu menelepon? Seringkali bentuk komunikasi lain ini dapat menghindari bolak-balik yang tidak efisien dari email.
Platform olahpesan dan panggilan video instan suka Kendur dan skype bisa lebih tepat untuk perpesanan bolak-balik internal cepat. Juga, ingatlah bahwa sebagian besar saran di bawah ini berlaku untuk semua jenis komunikasi elektronik.
3. Jangan mengirim email keluar dari jam kantor
Penelitian menunjukkan bahwa email di luar jam kerja membuat orang lebih sulit pulih dari tekanan pekerjaan.
Coba dan pengaruh budaya perusahaan Anda dengan menghindari mengirim atau membalas email di luar jam kerja normal Anda.
Manajemen harus memimpin dengan memberi contoh dan menghindari menghubungi staf mereka di luar jam kerja normal mereka. Beberapa tempat kerja bahkan mematikan akses email ke karyawan di luar jam. Pertimbangkan untuk menerapkan ini sambil menyimpan sistem telepon cadangan untuk kontak darurat saja.
Penelitian baru juga telah menunjukkan bahwa hanya ekspektasi kontak 24-jam dapat berdampak negatif terhadap kesehatan karyawan.
4. Gunakan opsi pengiriman tunda
Beberapa team Anda seperti mengintegrasikan pekerjaan mereka dan kehidupan keluarga dan sering terus bekerja dari rumah selama waktu di luar pekerjaan mereka. Jika Anda salah satu dari orang-orang ini, atau jika Anda bekerja melintasi zona waktu, pertimbangkan untuk menggunakan opsi pengiriman tunda agar email Anda tidak terkirim hingga hari kerja berikutnya dan tidak mengganggu waktu kerja orang lain.
5. Tetap positif
Pikirkan tentang kualitas komunikasi email. Bukan hanya kuantitasnya. Perubahan penggunaan email juga harus fokus pada kualitas apa yang dikirim dan mempertimbangkan reaksi emosional penerima.
Penelitian menunjukkan bahwa konflik jauh lebih mudah untuk meningkat dan pesan akan disalahartikan ketika dikomunikasikan melalui email. Karena itu, jika ini adalah berita buruk, pikirkan kembali aturan #2: apakah email media yang tepat?
6. Coba 'no email Friday'
Untuk mengubah budaya perusahaan dan membuat orang berpikir tentang metode komunikasi selain email, cobalah a “Tidak ada email Jumat” pada hari Jumat pertama setiap bulan, atau bahkan mungkin setiap minggu. Ini adalah inisiatif yang disarankan oleh para ahli dari Forum Nasional untuk Kesehatan dan Kesejahteraan di Tempat Kerja, dan sedang digunakan oleh bisnis di seluruh dunia. Karyawan didorong untuk mengatur pertemuan tatap muka atau mengangkat telepon - atau sekadar mengatasi banyak email yang sudah mereka miliki di kotak masuk mereka pada hari itu.
7. Jadikan preferensi Anda diketahui
Penelitian telah menunjukkan yang tidak hanya terlalu banyak tetapi juga terlalu sedikit email dapat menyebabkan stres karena ketidakcocokan antara preferensi komunikasi orang yang berbeda. Beberapa orang mungkin suka diemail dan mengatasi jauh lebih baik dengan lalu lintas email yang tinggi daripada alat komunikasi lainnya. Bagi orang-orang ini, mengurangi jumlah email yang mereka terima dapat menyebabkan lebih banyak stres daripada yang dikurangi.
Jadi pertimbangkan perbedaan individu orang-orang dan buat Anda diketahui. Tambahkan preferensi kontak pilihan Anda ke tanda tangan email Anda apakah itu email, teks atau pesan instan atau panggilan telepon.
8. Pertimbangkan liburan 'bangkit kembali'
Memiliki tumpukan email yang menumpuk selama seminggu tampaknya menjadi salah satu sumber technostress yang paling sering disebutkan untuk pekerja. Pikirkan tentang pengaturan sistem di mana email dipantulkan kembali ke pengirim ketika seseorang sedang berlibur, dengan email kontak alternatif untuk permintaan mendesak. Ini akan memungkinkan Anda kembali ke kotak masuk yang dapat dikelola.
9. Punya telepon kantor yang terpisah
Jadikan ini satu-satunya perangkat seluler tempat Anda dapat mengakses surel kerja, yang memberi Anda kebebasan untuk mematikannya setelah jam kerja. Juga pertimbangkan mematikan email "Dorong" (Di sinilah server email Anda mengirim setiap email baru ke telepon Anda ketika tiba di server) dan sebagai gantinya memilih jadwal reguler (seperti sekali per jam) untuk email yang akan dikirim ke telepon Anda (ini juga meningkatkan masa pakai baterai).
10. Hindari waktu layar larut malam
Penelitian menunjukkan bahwa penggunaan ponsel pintar larut malam mengurangi kemampuan kita untuk tidur dan juga menyebabkan pikiran dan stres yang konstan tentang pekerjaan. Ini pada gilirannya mengurangi kualitas tidur Anda. Jadikan tempat tidur sebagai zona bebas telepon untuk meningkatkan kualitas Anda kebersihan tidur.
Tentang Penulis
Ricardo Twumasi, Dosen Psikologi Organisasi, University of Manchester; Cary Cooper, Profesor Dies Natalis 50th untuk Psikologi dan Kesehatan Organisasi, University of Manchester, dan Lina Siegl, Peneliti PhD, University of Manchester
Artikel ini diterbitkan kembali dari Percakapan di bawah lisensi Creative Commons. Membaca Artikel asli.
Buku terkait:
at Pasar InnerSelf dan Amazon
