shutterstock.com 

Sebagian besar dari kita kecanduan email. Beberapa perkiraan katakan kami menghabiskan hampir lima setengah jam setiap hari untuk memeriksanya.

Meskipun ledakan media sosial dalam beberapa tahun terakhir, email tidak menurun. Survei memperkirakan bahwa jumlah email yang dikirim setiap hari akan bertumbuh menjadi 246 miliar di 2019 (naik dari 205 miliar di 2015). Dan ada bukti email itu sama dengan melestarikan kaum muda seperti mereka yang ada di sana ketika pertama kali ditemukan.

Anda mungkin berpikir kita semua bekerja lebih lama dan lebih keras. Ada beberapa kebenaran dalam hal itu. Namun, peningkatan penggunaan email juga dapat dijelaskan oleh upaya kami untuk menangani kelebihan kotak masuk, di samping yang lebih umum munculnya kecanduan digital. Email tidak lagi melestarikan komputer desktop dan laptop kami dan sebagian besar dari kami sekarang mengaksesnya di smartphone dan tablet kami, seringkali dalam kenyamanan tempat tidur kami sendiri.

Kami cenderung membalas email dengan cepat, yang menunjukkan bahwa kami terus-menerus memeriksa mereka dan mencoba untuk mengosongkan keranjang, bahkan ketika itu mengisi lagi. Untuk akhirnya mendapatkan penguasaan atas inbox kita, kita harus berurusan dengan akar penyebab dan bukan hanya gejala yang sering bergejolak.

Berikut ini sepuluh cara untuk akhirnya mengendalikan kotak masuk Anda yang kacau balau.

1. Berhenti menggunakan email sebagai layanan obrolan pengganti

Email tidak benar-benar dirancang untuk percakapan cepat. Ini memakan waktu untuk menyeberang melalui percakapan berulir dan memanjang yang mengacaukan kotak masuk. Gunakan metode alternatif yang lebih sesuai. Dan, idealnya, selesaikan hal-hal secara tatap muka atau telepon di tempat pertama.

2. Waspadai pengulangan pesan

Ini dikenal sebagai masalah "Replikasi pesan". Pesan teks tiba: "Saya hanya memeriksa Anda mendapat email saya". Telepon berdering: "Saya baru saja mengirimi Anda email".

Banyak orang masih tidak mempercayai keputusan yang disetujui secara virtual. Banyak keputusan oleh pesan dan email tidak sepenuhnya dipercaya dan kita berakhir dengan hirarki replikasi pesan. Teks untuk mengonfirmasi pesan media sosial, email untuk mengonfirmasi teks, panggilan telepon untuk mengonfirmasi email, dan rapat tatap muka untuk mengonfirmasi panggilan telepon.

Tumpang tindih ini sangat memakan waktu dan berpotensi membingungkan. Email bukanlah tempat yang bagus untuk pengambilan keputusan formal. Ruang pertemuan tempat kita bertemu sebagai manusia sejati masih merupakan tempat paling berpengaruh bagi banyak orang.

3. Gulma kebun email Anda

Kotak masuk yang berantakan seperti taman yang ditumbuhi gulma. Ia membayar dalam jangka panjang untuk menghabiskan sedikit waktu reguler untuk menghapus pesan-pesan yang berantakan.

Satu tip sederhana dan efektif adalah menggunakan fungsi pencarian dan mencari istilah "berhenti berlangganan". Ini akan menghasilkan jumlah newsletter yang sangat tinggi yang tidak Anda ingat bahkan berlangganan.

Bahkan pasca-GDPR, Anda mungkin menemukan ratusan email yang tidak diinginkan. Pergi melalui masing-masing dan berhenti berlangganan. Ini akan menjadi kasus rasa sakit jangka pendek untuk keuntungan jangka panjang.

4. Gunakan folder spam dengan bijak

Identifikasi otomatis email spam menjadi lebih baik dalam beberapa tahun terakhir. Tapi mereka masih menyusup ke kotak masuk kami. Ini adalah cara mudah penyalinan email. Ini adalah waktu yang tepat untuk mendidik folder spam Anda menjadi lebih baik dengan menempatkan surat-surat tersangka ke dalamnya. Juga lihat di folder spam Anda untuk menghapus email sah yang telah ditempatkan di sana secara tidak perlu.

5. Minta teman dan kolega untuk berhenti mengirimi Anda email

Jangan malu. Mungkin bijaksana. Penyebab lain dari email yang berlebihan adalah email yang tidak diinginkan dari orang-orang terdekat Anda. Bersiaplah untuk secara sopan meminta orang lain untuk berhenti mengirimi Anda email yang lebih baik dibagikan dalam sebuah pertemuan, di telepon atau sebagai pesan teks.

6. Buat permintaan Anda sederhana

Jangan mengirim email yang terlalu rumit. Jika Anda meminta lima hal, banyak orang hanya membalas dengan benar ke hal terakhir di daftar Anda. Ini hanya menghasilkan email lebih lanjut mencari empat item lainnya.

7. Pastikan balasan Anda komprehensif

Balas semuanya dalam email yang Anda terima. Tidak melakukannya hanya menciptakan email lebih lanjut mencari apa yang belum Anda jawab.

8. Hanya periksa email Anda pada waktu yang ditentukan

Ada semakin banyak bukti bahwa kita lebih produktif (dan kurang stres) jika kita memeriksa dan membalas email hanya beberapa kali sehari. Adalah mitos bahwa kita harus berhubungan menit demi menit. Dan, jika Anda harus melakukan itu, email bukanlah metode terbaik. Gunakan bentuk pesan instan.

9. Replikasi judul subjek Anda dalam badan email

Anda mungkin berpikir bahwa menulis sesuatu dua kali adalah pemborosan usaha. Tidak demikian halnya dengan email. Tulis apa yang dicari email Anda sebagai ringkasan singkat (kata maksimum 15) di baris subjek email Anda dan kemudian akhiri email Anda dengan kalimat yang sama. Mengatakannya dengan jelas dan dua kali meningkatkan kemungkinan mendapatkan balasan yang lengkap dan tepat, serta permintaan dijawab dengan benar.

10. Lepaskan email sama sekali

Jumlah contoh orang dan organisasi yang memiliki berhenti menggunakan email sama sekali dan digunakan metode komunikasi lainnya, terus meningkat (meskipun bagaimana ini akan bermain dalam jangka panjang masih harus dilihat). Namun memberikan email hingga bisa membuat Anda kurang stres dan lebih produktif. Metode komunikasi lainnya seringkali lebih cair. Itu benar-benar mungkin. Cobalah selama seminggu.

Berikan beberapa, atau semua kiat ini dicoba. Terkadang hal-hal yang paling kita anggap remeh adalah hal-hal yang paling menyebabkan kita masalah terbesar.

Tentang Penulis

Paul Levy, Peneliti Senior dalam Manajemen Inovasi, University of Brighton

Artikel ini awalnya diterbitkan pada Percakapan. Membaca Artikel asli.

Buku terkait

at Pasar InnerSelf dan Amazon