Cara Tetap Terhubung dan Jauh Secara Sosial Saat Kembali Ke Kantor

: By Daniel Beunza, City dan Derin Kent

Terimakasih telah berkunjung InnerSelf.com, dimana ada 20,000 + artikel yang mengubah hidup yang mempromosikan "Sikap Baru dan Kemungkinan Baru". Semua artikel diterjemahkan ke dalam 30+ bahasa. Berlangganan ke Majalah InnerSelf, diterbitkan mingguan, dan Inspirasi Harian Marie T Russell. Innerself Majalah telah diterbitkan sejak tahun 1985.

istirahat

Terpisah dua meter. Shutterstock.com

Perusahaan di seluruh dunia memperdebatkan bagaimana dan kapan harus kembali ke kantor. Kesehatan dan keselamatan menjadi sangat penting di era virus corona. Untuk membawa orang kembali dengan selamat, opsi desain ulang kantor membingungkan. Bagaimana meja harus diatur untuk memungkinkan jarak sosial bersama dengan manfaat berada di ruangan yang sama? Dan apakah orang perlu kembali selama lima hari seminggu?

Banyak perusahaan ingin beberapa karyawan bekerja dari rumah, kadang-kadang. Tetapi kecuali jika pemikiran yang hati-hati masuk ke dalam hal ini, perusahaan berisiko terjebak di tengah, tidak mencapai manfaat dari kantor tradisional maupun keamanan yang diberikan oleh rumah.

Pertimbangkan, misalnya, Kantor 6 Kaki. Konsep ini, yang dikembangkan oleh perusahaan multinasional real estat komersial, Cushman dan Wakefield, bertujuan untuk memastikan bahwa karyawan tetap terpisah sejauh enam kaki setiap saat. Hal ini dicapai dengan mengatur jarak meja, menciptakan sirkulasi orang satu arah, dan memasukkan tanda visual pada karpet di sekitar setiap meja sehingga dapat mendorong orang untuk menjaga jarak.

Ide ini berisiko membuang bayi dengan air mandi. Sebagai sarjana arsitektur Kerstin Sailer telah mencatat, kombinasi furnitur jarak jauh, dorongan, dan peringatan juga dapat menstigmatisasi interaksi sosial, mendorong semua komunikasi online, bahkan di kantor. Jika demikian, mengapa tidak bekerja dari rumah saja?

Perusahaan perlu memasukkan pelajaran penting dari penguncian COVID-19: Zoom bekerja dengan sangat baik. Tetapi ada juga banyak manfaat dari interaksi informal - sesuatu yang tidak dapat ditiru oleh video call yang telah diatur sebelumnya. Sehubungan dengan hal ini, kami mengusulkan sistem hibrida yang terbaik dari kedua dunia. Jika lebih sedikit orang yang datang untuk menjaga jarak sosial, sebaiknya semua tim terwakili. Dan tata letak kantor harus memfasilitasi koneksi antar orang daripada memisahkan mereka.

Komunikasi terencana vs komunikasi tidak terencana

Ada perbedaan penting antara komunikasi terencana dan tidak terencana di tempat kerja. Komunikasi yang tidak direncanakan biasanya terjadi melalui pertemuan yang tidak disengaja dan, yang terpenting, melibatkan percakapan antar tim. Di sini diperlukan kedekatan.

Ini karena tim yang berbeda biasanya bukan bagian dari jalur pelaporan yang sama, sehingga komunikasi bergantung pada keterlibatan yang tidak direncanakan seperti saling mendengar pembicaraan atau pertemuan kebetulan di koridor. Ini dapat memberikan keuntungan bisnis yang nyata. Seperti yang telah kami dokumentasikan di buku terbaru, interaksi sosial yang tidak direncanakan di seluruh meja terdekat di lantai bursa Wall Street meningkatkan penggunaan model keuangan.

Dalam kasus komunikasi terencana, teknologi konferensi jarak jauh telah membuat kedekatan kurang penting. Alasannya adalah komunikasi dalam tim biasanya terjadi secara terencana dan rutin, sehingga yang dibutuhkan hanyalah platform digital.

Panggilan video berfungsi dengan baik untuk komunikasi terencana. Shutterstock.com

Pesan ini keluar dengan jelas dari acara panel yang kami selenggarakan di Pusat Risiko Sistemik LSE. Charles Bristow, kepala perdagangan suku bunga global di bank investasi JP Morgan, dan salah satu panelis, menjelaskan bahwa "tim orang yang berdagang bersama pada satu produk mendapatkan pertanyaan masuk melalui saluran yang sama" dan "menggunakan alat yang sama". Oleh karena itu, berkomunikasi dari jarak jauh sangatlah mudah dan bahkan bisa lebih efisien.

Jadi kedekatan fisik sangat dibutuhkan untuk komunikasi yang tidak direncanakan. Ini berarti kerja jarak jauh dapat berlanjut dengan sedikit biaya untuk komunikasi yang direncanakan. Dan itu berpotensi berarti bahwa jika perusahaan ingin membawa orang dalam jumlah terbatas kembali ke kantor, mereka harus fokus pada memiliki setidaknya satu anggota dari setiap tim. Ini akan memungkinkan komunikasi lintas tim, yang mengandalkan kedekatan fisik.

Membuat semua orang tetap terlibat

Elemen penting lainnya dari desain kantor yang perlu dipertimbangkan adalah sejauh mana hal itu memfasilitasi keterlibatan karyawan - apakah orang meninggalkan meja mereka untuk melakukan kontak tatap muka. Ini penting untuk membangun hubungan yang lebih baik antara rekan kerja dan budaya perusahaan.

Untuk memfasilitasi ini, fokus pada social distancing harus membedakan antara jarak dan aksesibilitas. Sementara jarak mengurangi sejauh mana orang dapat terlibat satu sama lain dan berkolaborasi, penelitian dalam arsitektur menunjukkan bahwa kemudahan akses dan memfasilitasi pergerakan sebagian dapat mengimbangi jarak.

Sebagai Sailer telah mapan, di rumah di mana setiap kamar dapat diakses ke setiap ruangan lain melalui pintu, koneksi jauh lebih mudah daripada di rumah di mana Anda hanya dapat mengakses kamar tertentu dari kamar yang berdampingan. Dengan kata lain, tingkat jarak yang sama di antara orang-orang dapat menyebabkan tingkat keterlibatan yang sangat berbeda.

Untuk mencapai konektivitas ini (sambil menjaga jarak sosial), perusahaan dapat memanfaatkan pengembalian karyawan yang terhuyung-huyung untuk memindahkan beberapa meja dan membuat koridor di sekitar pinggiran kantor rencana terbuka mereka, memberi karyawan kesempatan untuk dengan mudah mengakses satu sama lain. Pertemuan dan percakapan dapat lebih difasilitasi oleh sudut dan sudut di luar koridor semacam itu, sehingga karyawan dapat bertatap muka dengan cepat tanpa menghalangi sirkulasi.

Kembali ke kantor setelah berbulan-bulan bekerja jarak jauh memberi perusahaan kesempatan untuk membuat pengaturan mereka lebih efektif. Mereka dapat memanfaatkan manfaat bekerja jarak jauh, sambil memastikan orang dapat berinteraksi dan bertukar ide dengan cara yang lebih aman daripada jika mereka secara membabi buta meniru pengaturan kerja sebelum COVID.

Tentang Penulis

Daniel Beunza, Profesor Madya Manajemen, Kota, Universitas London dan Derin Kent, Peneliti Postdoctoral dalam Manajemen, Universitas Aalto

Artikel ini diterbitkan kembali dari Percakapan di bawah lisensi Creative Commons. Membaca Artikel asli.

istirahat